Satzung / Statutes

Asia Berlin Forum e.V. (ABF)

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Rechtsverbindliche Fassung

Satzung

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Satzung des „Asia Berlin Forum e.V.“ (ABF)

§ 1 Name, Sitz, Geschäftsjahr

1. Der Verein führt den Namen „Asia Berlin Forum e.V.“. Er hat seinen Sitz in Berlin. Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

2. Der Verein muss in das Vereinsregister eingetragen sein.

§ 2 Zweck des Vereins

1. Der Verein ist selbstlos tätig und verfolgt gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnitts „Steuerbegünstigte Zwecke“ der Abgabenordnung. Er verfolgt keine eigenwirtschaftlichen Zwecke. Der Verein verfolgt weder politische noch religiöse Ziele.

2. Zweck des Vereins ist die Förderung der Belange der Allgemeinheit und der Völkerfreundschaft u.a. auf wissenschaftlichem, kulturellem, gesellschaftlichem und humanitärem Gebiet durch Initiativen des europäisch-asiatischen Dialogs. Ziel des Vereins ist es, durch seine Aktivitäten neue Potenziale dieses Dialogs zu erschließen und vorhandene effektiver zu nutzen.

3. Der Satzungszweck wird beispielhaft verwirklicht durch

  • die Etablierung einer Vernetzungsplattform für Akteure und Initiativen im europäisch-asiatischen Dialog,
  • Verstetigung der auf dem AsiaBerlin Summit geschlossenen Kontakte,
  • die Initiierung, Planung und Durchführung von Veranstaltungen als Forum für den Dialog mit Partnern der asiatisch-pazifischen Region in Berlin,
  • die Mitwirkung an der strategischen Ausrichtung, der inhaltlichen Vorbereitung und der Durchführung des AsiaBerlin Summit einschließlich des Wirtschaftsprogramms. Der AsiaBerlin Summit findet regelmäßig in Berlin statt und dient als Veranstaltungsreihe dem Dialog mit den Ländern der asiatisch-pazifischen Region.
  • die Information, Betreuung, Vernetzung und aktive Einbindung der Mitglieder und Partner des Vereins und die Zurverfügungstellung der Kommunikations-Infrastruktur für deren Veranstaltungen,
  • die Arbeit in Themen- oder Länderforen zu den Tätigkeitsgebieten,
  • die Abbildung und Vertiefung aller Aktivitäten auf der Website.

§ 3 Mitgliedschaft

1. Mitglieder des Vereins können alle natürlichen und alle juristischen Personen des öffentlichen und privaten Rechts sowie nichtsrechtsfähige Vereinigungen sein, welche die Ziele des Vereins bejahen und unterstützen. Der Erwerb der Mitgliedschaft ist schriftlich beim Vorstand zu beantragen. Über die Mitgliedschaft entscheidet der Vorstand. Die Ablehnung eines Antrages bedarf keiner Begründung.

2. Die Mitgliedschaft erlischt:

  • durch Tod der natürlichen, durch Auflösung der juristischen Person;
  • durch schriftliche Austrittserklärung zum Jahresende;
  • durch Ausschluss.

3. Der Ausschluss kann bei Nichtzahlung des Jahresbeitrages trotz zweimaliger Aufforderung nach Ablauf des Geschäftsjahres, oder wenn das Verbleiben eines Mitglieds das Ansehen oder die Zwecke des Vereins gefährden, erfolgen. Vor dem Ausschluss ist das betreffende Mitglied zu hören. Über den Ausschluss entscheidet der Vorstand.

§ 4 Kooperationen

Der Vorstand kann wichtige Partner des Asia Berlin Forum e.V., die keine Mitglieder sind, als „Kooperationspartner des Asia Berlin Forum e.V.“ im Sinne dieser Satzung bestimmen. Der Status eines „Kooperationspartners“ berechtigt zur Anwesenheit und Mitarbeit in Mitgliederversammlungen und Arbeitsgruppen, er beinhaltet aber keine Beitragspflicht und kein Stimmrecht.

§ 5 Finanzen

1. Der Verein finanziert sich durch Mitgliedsbeiträge, Zuwendungen, Spenden und Sponsoring. Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder erhalten keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins. Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck der Körperschaft fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden. Bei der Auflösung des Vereins oder bei Wegfall steuerbegünstigter Zwecke fällt das Vermögen des Vereins an eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder eine andere steuerbegünstigte Körperschaft zwecks Verwendung für die Förderung des Völkerverständigungsgedankens. Die Mitglieder des Vereins haben bei ihrem Austritt oder bei Auflösung des Vereins keinen Anspruch und kein Anrecht auf das nach den vorstehenden Bestimmungen zu verwendende Vermögen des Vereins.

2. Jedes ordentliche Mitglied ist zur Zahlung von Mitgliedsbeiträgen verpflichtet. Der Beitrag ist als Jahresbeitrag bis zum 31. Januar des jeweiligen Beitragsjahres bzw. bei Neueintritt unmittelbar nach Aufnahme durch den Vorstand zu entrichten. Die Höhe der Mitgliedsbeiträge wird von der Mitglieder-versammlung in einer Beitragsordnung beschlossen.

3. Die Finanzen werden der Mitgliederversammlung vom Vorstand für das kommende Jahr in einem Haushaltsplan, für das abgelaufene Jahr in einer Jahresrechnung präsentiert.

4. Die Mitgliederversammlung bestellt jeweils auf ein Jahr zwei Rechnungsprüfer, die dem Vorstand nicht angehören dürfen. Sie prüfen die vom Vorstand aufgestellte Jahresrechnung. Über die Jahresrechnung ist ein Prüfbericht anzufertigen, der dem Vorstand zur Kenntnis vorgelegt wird. Der Vorstand hat die geprüfte Jahresrechnung und den Prüfbericht auf der nächstfolgenden Mitgliederversammlung, spätestens aber 18 Monate nach Ablauf des entsprechenden Geschäftsjahres, der Mitgliederversammlung vorzulegen.

§ 6 Organe des Vereins

Organe des Vereins sind:

  • die Mitgliederversammlung
  • das Präsidium
  • der Vorstand

§ 7 Mitgliederversammlung

1. Die ordentliche Mitgliederversammlung findet mindestens einmal im Jahr statt.

2. Die Mitgliederversammlung ist vom Vorstandsvorsitzenden oder im Verhinderungsfall von seinem Stellvertreter unter Beifügung einer Tagesordnung mindestens zwei Wochen vor dem Tag der Sitzung schriftlich oder per E-Mail einzuberufen. Über Gegenstände, die nicht in der Tagesordnung mitgeteilt sind, darf ein Beschluss nur gefasst werden, wenn mindestens die Hälfte aller Mitglieder erschienen und ¾ der anwesenden Mitglieder damit einverstanden sind.

3. Der Vorstandsvorsitzende leitet die Versammlung; bei dessen Verhinderung übernimmt dies sein Stellvertreter. Über die Beschlüsse der Mitgliederversammlung ist ein vom jeweiligen Leiter der Sitzung zu unterzeichnendes Protokoll zu erstellen, das anschließend jedem Mitglied zugeschickt wird.

4. Auf Beschluss des Vorstandes oder auf Antrag von 25 % der Mitglieder kann jederzeit eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen werden unter schriftlicher Angabe des Zwecks und der Gründe. Der Einladung ist eine Tagesordnung beizufügen.

5. Für Beschlüsse der Mitgliederversammlung ist die einfache Mehrheit, für Satzungsänderungen eine Mehrheit von 2/3 der erschienenen Mitglieder erforderlich. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorstandsvorsitzenden. Juristische Personen werden durch ein Vorstandsmitglied oder dessen Vertreter vertreten. Das Stimmrecht ist im Verhinderungsfall nur auf ein Mitglied des Vereins übertragbar. Kein Mitglied darf mehr als 5 Vollmachten auf sich vereinen.

6. Beschlüsse der Mitgliederversammlung können auch im schriftlichen Verfahren gefasst werden. Diese Beschlüsse sind nur gültig, wenn sich mindestens die Hälfte aller Mitglieder an der Abstimmung beteiligt.

7. Die ordentliche Mitgliederversammlung nimmt vom Vorstand den Haushaltsplan, den Jahresbericht, die Jahresrechnung und den Rechnungsprüfbericht entgegen und erteilt dem Vorstand Entlastung. Darüber hinaus ist die Mitgliederversammlung zuständig für

  • Satzungsänderungen
  • Wahl des Vorstandes
  • Wahl der Rechnungsprüfer
  • Verabschiedung der Beitragsordnung
  • Auflösung des Vereins.

8. Auf Beschluss des Vorstandes kann die Mitgliederversammlung ausschließlich oder partiell über Wege der elektronischen Kommunikation durchgeführt werden. Der Ablauf und das technische Verfahren der Online-Mitgliederversammlungen müssen die Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen sowie deren Unverfälschbarkeit darstellen.

§ 8 Präsidium

1. Das Präsidium besteht aus

  • dem/r Vorsitzenden
  • maximal drei stellvertretenden Vorsitzenden.

2. Vorstand im Sinne des § 26 Abs. 2 BGB sind der/die Vorsitzende und die Stellvertreter/innen sowie das geschäftsführende Vorstandsmitglied. Sie sind jeweils allein vertretungsberechtigt.

§ 9 Vorstand

1. Dem Vorstand gehören die Mitglieder des Präsidiums, das geschäftsführende Vorstandsmitglied sowie maximal weitere 10 Mitglieder an.

2. Der Vorstand ist für die Angelegenheiten zuständig, die nicht durch § 7 der Mitgliederversammlung zugewiesen sind. Der Vorstand hat insbesondere folgende Aufgaben:

  • Einberufung der Mitgliederversammlung
  • Ausführung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung
  • Vorlage des Haushaltsplans, des Jahresberichts, der Jahresrechnung und des Rechnungsprüfberichts für jedes Geschäftsjahr.

3. Der/die Vorsitzende, die stellvertretenden Vorsitzenden sowie ggf. weitere Mitglieder werden von der ordentlichen Mitgliederversammlung für die Dauer von zwei Jahren gewählt. Maßgebend für die Zwei-Jahres-Frist ist die Wahl der Präsidiumsmitglieder. Die Amtszeit der während der Amtszeit dieser Vorstände gewählten weiteren Vorstände endet mit dem Ablauf der Frist für das Präsidium. Die Wahlen und die Bestellung finden in der jeweils ersten Mitgliederversammlung eines Geschäftsjahres statt. Bis zur Wahl eines neuen Vorstandes bleibt der alte Vorstand im Amt. Im Laufe der Amtsperiode kann der Vorstand neue Mitglieder kooptieren. Die Zuwahl bedarf der Bestätigung durch die nächste Mitgliederversammlung. Die Mitglieder des Vorstandes sind ehrenamtlich tätig.

4. Eines der Mitglieder des Vorstandes wird von der Mitgliederversammlung zugleich mit der Kassenführung betraut.

5. Die Sitzungen des Vorstandes werden von der/dem Vorsitzenden oder für den Fall seiner Verhinderung von einem/r stellvertretenden Vorsitzenden einberufen und geleitet. Über die Beschlüsse des Vorstands ist ein Protokoll zu führen. Beschlüsse des Vorstandes werden mit einfacher Mehrheit gefasst; bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des/r Vorsitzenden.

6. Der Vorstand kann sich eine Geschäftsordnung geben.

7. Der Vorstand haftet gegenüber dem Verein nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

§ 10 Geschäftsführung des Vereins

1. Der Vorstand kann zur Erfüllung seiner Aufgaben eine/n Geschäftsführer/in bestellen, der/die Mitglied des Vorstands ist. Er/sie nimmt an den Sitzungen als geschäftsführendes Vorstandsmitglied teil. Dem/r Geschäftsführer/in kann eine angemessene Vergütung gewährt werden.

2. Die Aufgaben der Geschäftsführung werden in einem separaten Geschäftsführungsvertrag geregelt. Für die Führung der täglichen Geschäfte, insbesondere zur Ausführung von Beschlüssen des Vorstandes, kann dem/der Geschäftsführer/in vom Vorstand Vollmacht erteilt werden.

§ 10 Arbeitsgruppen

Nach Bedarf tagen Arbeitsgruppen und berichten dem Vorstand. Sie können zur Unterstützung ihrer Arbeit auch Nichtmitglieder des Vereins heranziehen.

§ 11 Auflösung des Vereins und Anfallberechtigung

Die Auflösung des Vereins kann nur in einer Mitgliederversammlung mit der im § 7 Absatz 5 festgelegten Stimmenmehrheit (2/3 Mehrheit) beschlossen werden. Sofern die Mitgliederversammlung nichts anderes beschließt, sind der Vorsitzende und der stellvertretende Vorsitzende gemeinsam vertretungsberechtigte Liquidatoren. Die vorstehenden Vorschriften gelten entsprechend für den Fall, dass der Verein aus einem anderen Grund aufgelöst wird oder seine Rechtsfähigkeit verliert. Errichtet und beschlossen in Berlin am 1. Februar 2000, geändert am 7. November 2001, geändert am

29. September 2003, geändert am 12. Januar 2006, geändert am 14. Mai 2014, geändert am 22. Februar 2016, zuletzt geändert am 3. November 2020. Es wird versichert, dass die geänderten Bestimmungen \[Überschrift, § 1, 1., § 4 Name: Asia Berlin Forum e.V. (ABF); § 2, 3. Name: AsiaBerlin Summit\] mit dem Beschluss über die Satzungsänderungen vom 03. November 2020 übereinstimmen und die unveränderten Bestimmungen mit dem zuletzt eingereichten vollständigen Wortlaut der Satzung übereinstimmen. Dr. Fei Yu Xu Vorsitzende des Vorstands

Non-binding translation

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Legal note: This English version is a convenience translation of the German statutes. In all legal matters, the German version is authoritative and prevails.

Statutes of “Asia Berlin Forum e.V.” (ABF)

§ 1 Name, Registered Office, Financial Year

1. The association bears the name “Asia Berlin Forum e.V.”. It has its registered office in Berlin. The financial year is the calendar year.

2. The association must be entered in the register of associations.

§ 2 Purpose of the Association

1. The association acts altruistically and pursues charitable purposes within the meaning of the section “Tax-privileged purposes” of the German Fiscal Code. It does not pursue its own economic purposes. The association pursues neither political nor religious objectives.

2. The purpose of the association is to promote the interests of the general public and international understanding, including in scientific, cultural, social and humanitarian fields, through initiatives of European-Asian dialogue. The aim of the association is to use its activities to open up new potential for this dialogue and to use existing potential more effectively.

3. The statutory purpose is implemented, by way of example, through:

  • establishing a networking platform for actors and initiatives in European-Asian dialogue,
  • consolidating the contacts established at the AsiaBerlin Summit,
  • initiating, planning and carrying out events as a forum for dialogue with partners from the Asia-Pacific region in Berlin,
  • participating in the strategic orientation, content preparation and implementation of the AsiaBerlin Summit, including the business programme. The AsiaBerlin Summit takes place regularly in Berlin and, as a series of events, serves dialogue with the countries of the Asia-Pacific region,
  • informing, supporting, networking and actively involving the members and partners of the association and providing the communication infrastructure for their events,
  • working in thematic or country forums related to the association’s areas of activity,
  • presenting and deepening all activities on the website.

§ 3 Membership

1. Members of the association may be all natural persons and all legal entities under public and private law, as well as associations without legal capacity, that affirm and support the aims of the association. Membership must be applied for in writing to the Board. The Board decides on membership. Rejection of an application does not require reasons.

2. Membership ends:

  • upon the death of a natural person or dissolution of a legal entity;
  • by written declaration of withdrawal at the end of the year;
  • by exclusion.

3. Exclusion may take place in the event of non-payment of the annual membership fee despite two reminders after the end of the financial year, or if a member’s remaining in the association endangers the reputation or purposes of the association. Before exclusion, the member concerned must be heard. The Board decides on exclusion.

§ 4 Cooperations

The Board may designate important partners of Asia Berlin Forum e.V. who are not members as “cooperation partners of Asia Berlin Forum e.V.” within the meaning of these Statutes. The status of a “cooperation partner” entitles the partner to attend and participate in general meetings and working groups, but does not include an obligation to pay contributions and does not confer voting rights.

§ 5 Finances

1. The association is financed through membership fees, grants, donations and sponsorship. Funds of the association may only be used for statutory purposes. Members receive no payments from the association’s funds. No person may be favoured by expenses that are alien to the association’s purpose or by disproportionately high remuneration. Upon dissolution of the association or cessation of tax-privileged purposes, the assets of the association shall pass to a legal entity under public law or another tax-privileged corporation for use in promoting the idea of international understanding. Upon withdrawal or dissolution of the association, members have no claim or entitlement to the association’s assets to be used in accordance with the above provisions.

2. Every ordinary member is obliged to pay membership fees. The fee is payable as an annual fee by 31 January of the respective contribution year or, in the case of new members, immediately after admission by the Board. The amount of membership fees is decided by the general meeting in a contribution regulation.

3. The finances are presented to the general meeting by the Board in a budget for the coming year and in annual accounts for the completed year.

4. The general meeting appoints two auditors for one year each who may not belong to the Board. They audit the annual accounts prepared by the Board. An audit report on the annual accounts must be prepared and submitted to the Board for information. The Board must present the audited annual accounts and the audit report to the next general meeting, but no later than 18 months after the end of the respective financial year.

§ 6 Bodies of the Association

The bodies of the association are:

  • the general meeting,
  • the Executive Committee,
  • the Board.

§ 7 General Meeting

1. The ordinary general meeting takes place at least once a year.

2. The general meeting must be convened by the Chair of the Board or, if prevented, by the Deputy Chair, with an agenda, at least two weeks before the day of the meeting in writing or by email. A resolution may be adopted on matters not included in the agenda only if at least half of all members are present and three quarters of the members present agree.

3. The Chair of the Board chairs the meeting; if prevented, the Deputy Chair assumes this role. Minutes of the resolutions of the general meeting must be prepared and signed by the respective chair of the meeting and subsequently sent to each member.

4. By resolution of the Board or upon application by 25% of the members, an extraordinary general meeting may be convened at any time, stating the purpose and reasons in writing. An agenda must be attached to the invitation.

5. Resolutions of the general meeting require a simple majority; amendments to the Statutes require a majority of two thirds of the members present. In the event of a tie, the vote of the Chair of the Board decides. Legal entities are represented by a board member or their representative. In the event of absence, voting rights may be transferred only to a member of the association. No member may hold more than five proxies.

6. Resolutions of the general meeting may also be adopted in written procedure. Such resolutions are valid only if at least half of all members participate in the vote.

7. The ordinary general meeting receives the budget, annual report, annual accounts and audit report from the Board and grants discharge to the Board. In addition, the general meeting is responsible for:

  • amendments to the Statutes,
  • election of the Board,
  • election of the auditors,
  • adoption of the contribution regulation,
  • dissolution of the association.

8. By resolution of the Board, the general meeting may be held wholly or partly by means of electronic communication. The procedure and technical process of online general meetings must ensure the traceability of decisions and their protection against falsification.

§ 8 Executive Committee

1. The Executive Committee consists of:

  • the Chair,
  • up to three Deputy Chairs.

2. The Board within the meaning of § 26 para. 2 of the German Civil Code consists of the Chair, the Deputy Chairs and the managing board member. Each is authorised to represent the association individually.

§ 9 Board

1. The Board consists of the members of the Executive Committee, the managing board member and up to ten additional members.

2. The Board is responsible for matters that are not assigned to the general meeting by § 7. In particular, the Board has the following duties:

  • convening the general meeting,
  • implementing the resolutions of the general meeting,
  • presenting the budget, annual report, annual accounts and audit report for each financial year.

3. The Chair, Deputy Chairs and, where applicable, further members are elected by the ordinary general meeting for a term of two years. The election of the Executive Committee members is decisive for the two-year term. The term of further Board members elected during the term of these Board members ends upon expiry of the term of the Executive Committee. Elections and appointments take place at the first general meeting of a financial year. Until a new Board is elected, the previous Board remains in office. During the term of office, the Board may co-opt new members. Such co-option requires confirmation by the next general meeting. The members of the Board serve in an honorary capacity.

4. One of the members of the Board is entrusted by the general meeting with treasury management at the same time.

5. Meetings of the Board are convened and chaired by the Chair or, if prevented, by a Deputy Chair. Minutes of Board resolutions must be kept. Board resolutions are adopted by simple majority; in the event of a tie, the vote of the Chair decides.

6. The Board may adopt rules of procedure.

7. The Board is liable to the association only for intent and gross negligence.

§ 10 Management of the Association

1. To fulfil its duties, the Board may appoint a managing director who is a member of the Board. They participate in meetings as managing board member. Appropriate remuneration may be granted to the managing director.

2. The duties of management are governed by a separate managing director contract. For the conduct of daily business, in particular to implement resolutions of the Board, the managing director may be granted power of attorney by the Board.

§ 10 Working Groups

Working groups meet as needed and report to the Board. They may also involve non-members of the association to support their work.

§ 11 Dissolution of the Association and Entitlement to Assets

The dissolution of the association may only be resolved in a general meeting with the voting majority specified in § 7 para. 5 (two-thirds majority). Unless the general meeting resolves otherwise, the Chair and the Deputy Chair are jointly authorised liquidators. The above provisions apply accordingly if the association is dissolved for another reason or loses its legal capacity. Established and resolved in Berlin on 1 February 2000, amended on 7 November 2001, amended on 29 September 2003, amended on 12 January 2006, amended on 14 May 2014, amended on 22 February 2016, last amended on 3 November 2020. It is certified that the amended provisions [heading, § 1, 1., § 4 name: Asia Berlin Forum e.V. (ABF); § 2, 3. name: AsiaBerlin Summit] correspond to the resolution on amendments to the Statutes of 3 November 2020 and that the unchanged provisions correspond to the most recently submitted complete wording of the Statutes. Dr. Fei Yu Xu Chair of the Board